Kuntatekniikkaliikelaitoksen johtokunta
Pöytäkirja 22.08.2017/Pykälä 10

 

 

§ 10	Asianro 6364/02.08.00.01/2017

 

 

Pien- ja oheistarvikkeiden hankinta logistiikkapalveluineen

 

 

 

                                                      Esitys 10.8.2017

                                                      kuljetuspäällikkö Petri Jäntti:

 

                                                      Neuvottelukutsu

 

                                                      Mestar on pyytänyt tarjoukset tarjousperusteisella neuvottelumenettelyllä toteutettavaan hankintaan pien- ja oheistarvikkeiden hankinnasta logistiikkapalveluineen.

 

                                                      Hankintailmoitus, joka sisälsi neuvottelukutsun, julkaistiin julkiset hankinnat tietokannassa (HILMA) 20.1.2017. Hankintailmoituksen yhteydessä julkaistiin alustava tarjouspyyntö, jossa oli mainittu esimerkki tuotteet sekä logistiikan alustavia ajatuksia.

 

                                                      Ilmoittautumiset

 

                                                      Tarjouskilpailuun pyydettiin ilmoittautumaan sähköpostitse 20.2.2017 klo 12.00 mennessä. Määräaikaan mennessä halukkuutensa osallistua tarjouskilpailuun ilmoittautuivat seuraavat viisi (5) palvelun tarjoajaa; Ahlsell Oy, Berner Kiinnitystekniikka Oy, Etra Oy, RTV-Yhtymä Oy, Wurth Oy.

 

1.      Neuvottelukierros

 

                                                      Kaikkien tarjouskilpailuun osallistuneiden kanssa käytiin ensimmäinen (1.) neuvottelukierros. Neuvotteluissa käytiin läpi tarkemmin kilpailutuksen tuotteet ja logistiikkaratkaisujen mahdollisuudet, sekä laskutustapahtumien kirjaukset. Neuvotteluihin osallistui Mestarin puolelta kehittämispäällikkö Mikko Räbinä ja kuljetuspäällikkö Petri Jäntti.

 

                                                      Kaikille viidelle (5) neuvotteluihin osallistuneille lähetettiin sähköpostitse 6.3.2017 tiedot neuvotteluissa käydyistä asioista ja pyydettiin ilmoittautumaan 14.3.2017 mennessä sähköpostitse halukkuudesta osallistua jatkoneuvotteluihin. Samalla pyydettiin kaikkia tarjoajia lähettämään sähköpostitse 20.3.2017 mennessä omat toimintasuunnitelmansa varastologistiikan osalta.

 

                                                      Määräaikaan mennessä jatkoneuvotteluihin ilmoittautuivat seuraavat kolme (3) palvelun tarjoajaa; Ahlsell Oy, Etra Oy, Wurth Oy. RTV-Yhtymä Oy ilmoittivat, että eivät halua olla mukana jatkoneuvotteluissa. Berner Kiinnitystekniikka Oy ei lähettänyt määräaikaan mennessä osallistumisilmoitusta.

 

2.      Neuvottelukierros

 

                                                      Jatkoneuvotteluihin ilmoittautuneiden kolmen (3) palvelun tarjoajan kanssa käytiin toinen (2.) neuvottelukierros, jossa tarkennettiin vielä kaikkien kanssa asiat joita tulee huomioida tarjousta tehdessä.

 

                                                      Ostoskorin välikommentointi

 

                                                      Neuvotteluissa sovittiin, että ennen varsinaista tarjouspyyntöä lähetetään kaikille mukana oleville hintavertailua varten kerätty ostoskori kommenttikierrokselle. Samalla muistutettiin, että tuotteiden hintaan tulee sisällyttää varastointi ja logistiikkakustannukset.

 

                                                      Kaikki tarjoajat hyväksyivät valitun ostoskorin ja olivat valmiita tekemään tarjouksen sovittujen hinnoitteluperiaatteiden ja arviointi kriteerien mukaisesti.

 

                                                      Tarjouspyyntö

                                                     

                                                      Lopullinen tarjouspyyntö lähetettiin kaikille kolmelle (3) mukana olevalle palvelun tarjoajalle 2.5.2017. Tarjouspyynnössä oli hankinnan valintaperusteluiksi neuvotteluissa mainitun mukaisesti sovitut painoarvot kokonaistaloudellisuusvertailua varten. Hinnan painoarvo on 50 % ja logistiikkapalvelun kuvauksen painoarvo on 50 %. Sopimuskauden ajaksi määriteltiin heti, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman ja sopimus on voimassa 31.12.2019 saakka + mahdolliset optiovuodet 2020 – 2021.

 

                                                      Tarjoukset pyydettiin lähettämään suljetussa kirjekuoressa valtuusto-virastotalon asiakaspisteeseen 23.5.2017 klo 12.00 mennessä. Saadut tarjoukset avattiin Mestarin neuvotteluhuoneessa 24.5.2017 pidetyssä tarjousten avaustilaisuudessa, jossa johtokunnan edustajana oli Eeva Happonen.

 

                                                      Kokonaistaloudellisuusvertailu

 

                                                      Mestarista koostuva arviointiraati suoritti tarjouspyynnön mukaisesti logistiikkapalveluiden kuvauksen laatupisteytyksen. Jokainen raatiin kuuluva jäsen suoritti itsenäisesti laatupisteytyksen, jonka jälkeen suoritettiin yhteenveto laatupisteytysten mukaan.

 

                                                      Tarjouksista tehtiin vertailutaulukko jossa huomioitiin hintapisteiden ja logistiikkapalveluiden kuvauksen laatupisteiden vaikutus kokonaistaloudellisuusvertailussa.

 

                                                      Esitän, että pien- ja oheistarvikkeiden hankinta logistiikkapalveluineen sopimuskumppaniksi valitaan kokonaistaloudellisuuspisteytyksen mukaisesti parhaat pisteet saaneena palvelun tarjoajana Wurth Oy. Lisäksi esitän, että heidän kanssa solmitaan palvelusopimus 31.12.2019 saakka + mahdolliset optiovuodet 2018 – 2019, joiden käyttöön otosta käydään erilliset neuvottelut 30.6.2019 ja 30.6.2020 mennessä.

 

                                                      Hankintasopimus voidaan tehdä ja päätös panna täytäntöön aikaisintaan sen jälkeen, kun julkisista hankinnoista annetun lain (348/2007) 7 a §:ssä tarkoitettu määräaika on kulunut umpeen.

 

                                                      Esityslistan liiteaineistona jaetaan pien- ja oheistarvikkeiden hankinta logistiikkapalveluineen tarjouspyyntö liitteineen, avauspöytäkirja sekä kokonaistaloudellisuusvertailutaulukko.

 

                                                     

                                                      Lisätietoja antaa kuljetuspäällikkö Petri Jäntti, puh. 044 7185 741.

 

Liitteet	1	tarjouspyyntö
	2	liite tarjouspyyntöön
	3	avauspöytäkirja
	4	tarjoustenvertailu

 

                                                      Valmistelija

                                                     

Petri Jäntti

puh. +358 44 718 5741

                                                      etunimi.sukunimi(at)kuopio.fi

 

Päätösehdotus                          Toimitusjohtaja Seppo Hiekkala

 

Esitän, että pien- ja oheistarvikkeiden hankinta logistiikkapalveluineen sopimuskumppaniksi valitaan Wurth Oy ja heidän kanssaan solmitaan palvelusopimus heti, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Sopimus on voimassa 31.12.2019 saakka + mahdolliset optiovuodet 2020 – 2021, joiden osalta käydään erilliset neuvottelut 30.6.2019 ja 30.6.2020 mennessä.

Johtokunta hyväksyy esityksen.

 

Päätös                                          Päätösehdotus hyväksyttiin.