Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 15.03.2021/Pykälä 102

 

 

§ 102

Asianro 2380/07.03.00.01/2021

 

 

Kuopion kaupungin Microsoft-lisenssisopimuksen solmiminen kolmivuotiskaudelle 04/2021 - 03/2024

 

 

Tietohallintojohtaja Jari Torvinen
Tietohallinto

 

 

                                                          Taustaa

 

Kuopion kaupungin M365-sopimus Microsoftin kanssa päättyy 31.3.2021. Sopimuksen piirissä olevia palveluja ovat muun muassa Windows-käyttöjärjestelmän käyttöoikeus sekä O365-pilvipalvelut, joka sisältää mm. käyttäjätunnuksen, sähköpostin, Officen, OneDriven, Sharepointin, Teamsin ja Power BI:n käyttöoikeudet. Sopimuksen mukaisesti palvelun kustannukset perustuvat eri tuotteiden kuukausikohtaisiin yksikköhintoihin ja kokonaiskustannukset muodostuvat eri tuotteiden käyttäjämäärien mukaisesti.

M365-malliin perustuvan sopimuksen mukaisesti palvelu tuotetaan Microsoftin pilvipalveluna.  Pilvipalvelun konesalit sijaitsevat pysyvästi ja sopimukseen perustuen EU/ETA-alueella ja siten palveluun sovelletaan EU:ssa voimassa olevaa lainsäädäntöä.  Tämä on erityisesti palvelun käyttäjäorganisaatioiden ja myös käyttäjien tietoturvan ja -suojan kannalta tärkeä ja perustavanlaatuinen ehto.

 

Nykyinen O365-pilvipalvelu on ollut Kuopin kaupungilla käytössä pian kaksi vuotta ja osaltaan mahdollistanut koronasta johtuvan laajamittaisen siirtymisen koko kaupunkitasolla etäpalavereiden ja etätyön tekemiseen niiltä osin kuin se on ollut mahdollista. Microsoft kehittää koko ajan palvelua ja se tarjoaa muuttuvaan ja liikkuvaan käyttäjäympäristöön erittäin joustavan ja käyttökustannuksiltaan hyvin ennakoitavan tuotekokonaisuuden. Palvelu mahdollistaa myös joustavasti kaupungin sisällä eri tyyppisten työtehtävien hoitamiseen tarvittavien palveluiden käytön.  

 

Tällä hetkellä voimassa olevassa Microsoft-sopimuksessa ja Kuopion kaupungin omassa organisaatiokohtaisessa Microsoft-pilviympäristössä eli tenantissa on ydinkaupungin lisäksi konserniyhtiöt Mestar Kuopio Oy, Kuopion Vesi Oy, Kuopion pysäköinti Oy, Sansia Oy sekä Järviseudun työterveys Oy. Istekki Oy vastaa Kuopion kaupungin puolesta Microsoft-lisenssihallinnasta ja toimii kertaluontoisten vuosimaksujen osalta palvelun rahoittajana kaupungin suuntaan ja kaupunki maksaa kuukausittain käytettyjen palveluiden kustannukset Istekki Oy:lle.

 

Nykyisten Microsoft-palveluiden käytön jatkamisen mahdollistamiseksi, Kuopion tulee tehdä uusi kolmivuotinen sopimus aikavälille 1.4.2021 – 31.3.2024. Uuteen sopimukseen liitetään kaikki nykyisen sopimuksen mukaiset organisaatiot. Uudessa sopimuksessa ennakoidaan kolmen vuoden aikana tulevat muutokset, kuten organisaatioon kuuluvien toimintojen tai konserniyhtiöiden mahdolliset irtaantumiset Kuopion kaupungin organisaatioympäristöstä. Käyttäjiin liitetyt palvelulisenssit on mahdollista siirtää mahdollisissa muutostilanteissa uuteen ympäristöön käyttäjien siirtymisen yhteydessä, kun se otetaan sopimuksessa huomioon.

 

Alla on arvio uuden sopimuskauden kokonaiskustannuksista niillä palveluilla, joita nyt on käytössä tai ollaan ottamassa käyttöön. Luvut voivat muuttua jonkin verran sopimuskauden aikana, jos kaupungin tarpeet muuttuvat sopimuskauden aikana ja palveluiden määrä lisääntyy. Kokonaan uusia palveluita tai käyttäjiä olemassa oleviin palveluihin voidaan lisätä sopimuksen voimassaolon aikana vapaasti, mutta osassa palveluita niiden käyttäjämääriä ei voida pienentää, koska ne tulee hankkia yhden vuoden pituisina jaksoina.

 

Nykyisen sopimuksen mukainen vuosikustannus on noin 10 000 € suurempi kuin tulevan sopimuksen ensimmäisen vuoden kustannus. Kustannuksia alentaa F3-tason lisenssin hinnanalennus (n. 2 €/kk) ja kustannusta vastaavasti nostaa kaupunkitasoinen Power BI Premium – raportointilisenssi.

 

Jos Sote-uudistuksen mukainen hyvinvointialueiden toiminta alkaa suunnitelmissa olevan aikataulun mukaisesti vuoden 2023 alusta, sinne siirtyvien perusturvan- ja terveydenhuollon palvelualueen ja pelastuslaitoksen palveluiden piirissä olevien käyttäjämaksujen siirtäminen uuteen organisaatioon kesken sopimusvuoden on mahdollista. Tämä laskee Kuopion kaupungin maksuja täysimääräisesti siirtyvien käyttäjämäärän ja niihin liitettyjen palveluiden suhteessa. Alla olevassa arviossa siirtyvien käyttäjien määrä on arvioitu olevan noin 3700 kpl, joista E3-tason lisenssin piirissä on 1800 henkilöä ja F3-tason lisenssin piirissä n. 1900 henkilöä.   

 

 

Microsoft O365 - kustannukset	4/2021 – 3/2022	4/2022 – 3/2023	4/2023 – 3/2024	Sopimuskausi
Microsoft-palvelumaksut	1 180 000	1 017 000	530 000	2 727 000
Istekki-palvelumaksut	270 000	227 000	148 000	645 000
Yhteensä	1 450 000	1 244 000	678 000	3 372 000

 

 

 

Esitys                                                Esitän, että edellä esitetyn perusteella Kuopion kaupunki jatkaa nykyisen Microsoft-pilvipalvelumallin mukaisesti ja valtuuttaa tietohallintojohtajan allekirjoittamaan Microsoftin kanssa M365-sopimuksen kolmivuotiskaudeksi ajalle 04/2021 – 03/2024. Sopimuksen arvo arvioidaan olevan kolmen vuoden ajalta yhteensä Microsoftin osalta n. 2 727 000 € ja Istekin osalta n. 645 000 €, jos SOTE-uudistuksen mukainen hyvinvointialue aloittaa vuoden 2023 alussa. Jos SOTE-uudistus ei toteudu, sopimuksen arvo arvioidaan olevan kolmen vuoden ajalta yhteensä Microsoftin osalta n. 3 540 000 € ja Istekin osalta n. 810 000 €.

 

                                                          Valmistelija                                                               

Jari Torvinen

puh. +358 44 718 5504

                                                          etunimi.sukunimi(at)kuopio.fi

 

 

Tietohallintojohtaja Jari Torvinen esittelee asiaa kokouksessa.

 

 

Päätösehdotus                               Kaupunginjohtaja Jarmo Pirhonen

 

Kaupunginhallitus hyväksyy tietohallintojohtajan esityksen.

 

 

Päätös                                              Tietohallintojohtaja Jari Torvinen oli kokouksessa kuultavana asiakohdassa. Hän poistui kokouksesta kuulemisen jälkeen.

 

Keskusteltuaan kaupunginhallitus hyväksyi yksimielisesti kaupunginjohtajan tekemän päätösehdotuksen.