Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 24.05.2021/Pykälä 199

 

 

§ 199

Asianro //

 

 

Asianhallintajärjestelmän versiovaihto

 

 

Hallintojohtaja Heikki Vienola
Kaupunginkanslia

 

 

                                                          Kaupungin nykyinen asianhallintajärjestelmä D360 on otettu käyttöön 1.3.2012 (kh:n päätös 16.5.2011 § 226). Asianhallintakokonaisuus sisältää Innofactor Oyj:n tuottaman asian- ja dokumentinhallinnan, kokoushallinnan, viranhaltijapäätökset, yhteystietorekisterin, sopimushallinnan, julkaisutoiminnallisuuden, kuulutukset ja ilmoitukset, tiedonohjausjärjestelmän mukaan lukien arkistonhallinnan, sähköisen kokouksen sekä integraatiot.

 

                                                          Kuopiolla käytössä olevan Dynasty 360° -tuoteversion ylläpitotuki on päättynyt vuonna 2018. Nykyisen Dynasty 360° -tuoteversion käyttö edellyttää Internet Explorer -selainta (IE), jota Microsoft ei enää jatkokehitä ja tue. Toimittaja ei suosittele, että vanhaa tuoteversiota sekä IE-selainta käytettäisiin vielä esimerkiksi vuoden 2022 aikana tai varsinkaan jälkeen.

 

Versionvaihdon rinnalla on pohdittu myös asianhallintajärjestelmän uudistamista. Asianhallintajärjestelmän uudistamista suunniteltaessa on selvitetty muun muassa mahdollisuudet alueellisen asianhallintajärjestelmän kilpailuttamiseksi Istekki Oy:n kautta vuonna 2017. Kilpailutus jäi kesken, kun Istekki sai Tieran omistuksen kautta käyttöönsä CaseM-asianhallintajärjestelmän. CaseM:n hinnoittelurakenne oli kuitenkin sellainen, että Kuopion kaupungilla ei ollut mahdollisuutta ottaa sitä käyttöön.

 

Etenemisvaihtoehdoksi valikoitui Istekin kilpailuttamana Dynasty-asianhallintajärjestelmä (D10) pilvipalveluna. Istekki on vuonna 2020 kilpailuttanut asianhallintajärjestelmän omaan ja omistajayhteisöjensä käyttöön. Kuopion kaupunki on pyytänyt 18.5.2021 Istekiltä eriteltyä tarjousta D10-asianhallintakokonaisuudesta ja siihen liittyvistä moduleista.

 

D10 sisältää kaikki nykyisin käytössä olevat osiot eli

−         asian- ja dokumentinhallinnan

−         päätöksenteon – viranhaltija- ja toimielinpäätökset

−         kokoushallinnan

−         yhteystietorekisterin

−         julkaisutoiminnallisuuden

−         kuulutukset ja ilmoitukset

−         tiedonohjausjärjestelmän, mukaan lukien arkistonhallinnan

−         sopimushallinnan

−         sähköisen kokouksen

−         integraatiorajapinnat tietojen tuontiin muista järjestelmistä ja tietojen siirtoon sähköiseen säilytykseen.

 

Näiden aikaisemmin käytössä olleiden osioiden lisäksi D10 sisältää sähköisen asiointiosuuden, mikä tarjoaa jatkossa mahdollisuuden sähköisten palveluiden kehittämiseen. Integroitu sähköinen asiointipalvelu mahdollistaa kuntalaisten ja muiden asiakkaiden tuottamien tietojen siirron suoraan asianhallintajärjestelmään ja edelleen käsittelyyn. Esimerkiksi kuntalaisaloitteet sekä tietyt hakemukset voidaan täyttää ja lähettää suoraan käsittelyprosessiin.

 

Tarjottu kokonaisuus sisältää järjestelmän oman sähköisen allekirjoituksen ja mahdollistaa myös ulkoisen sähköisen allekirjoituksen käyttöönoton, jotka molemmat mahdollistavat koko asiankäsittelyprosessin sähköistämisen. Sähköinen käsittely nopeuttaa ja sujuvoittaa asioiden käsittelyä. Sähköisen allekirjoituksen käyttöönoton jälkeen asiakirjat voidaan säilyttää ainoastaan sähköisinä, mikä vähentää työtä paperiasiakirjojen järjestelyssä, säilyttämisessä, seulonnassa ja hävittämisessä sekä vähentää fyysisten arkistotilojen tarvetta jatkossa.

 

Muutoksen yhteydessä hankitaan myös erillinen sähköinen arkisto, joka palvelee useista operatiivisista järjestelmistä syntyviä arkistoaineistoja. Sähköinen säilytys parantaa asiakirjojen löydettävyyttä tehokkaiden hakujen avulla. Arkisto on SÄHKE2-sertifioitu ja siinä on varauduttu teknisesti kansallisen pysyväisarkiston käyttöönottoon. Arkisto on integroitu tiedonohjaussuunnitelmaan (TOSiin), joka helpottaa arkistonhallintaa oleellisesti. Arkiston käyttöönoton jälkeen asiakirjojen koko elinkaari hallitaan sähköisesti.

 

Toimittajan kokonaan suomalaisille julkisyhteisöille toteutettu Dynasty-versio mahdollistaa siirtymisen tuotteistettujen versiovaihtojen piiriin. Jatkossa versiovaihdot ovat aiempia versiovaihtoja nopeampia toteuttaa ja kustannukset jäävät aiempaa vähäisemmiksi.

 

Keskeinen tekninen muutos on järjestelmän siirtyminen pilvipalveluksi. Tällä hetkellä Dynastya käyttää Azure pilvipalvelussa yli 30 asiakasta. Näistä mainittakoon muun muassa Espoo, Lahti, Forssa ja Vihti. Pilvipalveluratkaisua varten on tehty tietosuojaan liittyvä vaikutusten arviointi. Tietoturvatarkastukset suoritetaan järjestelmän testiympäristössä.

 

D360 asianhallintajärjestelmä on käytössä myös Pohjois-Savon sairaanhoitopiirillä ja asianhallintakokonaisuuden uudistaminen on ajankohtaista myös siellä. Asianhallintajärjestelmän päivitystä on valmisteltu yhteistyössä ja selvityksiä mm. vaikutusten arvioinnista ja tietoturvakartoituksia on käsitelty yhdessä sairaanhoitopiirin kanssa. Käyttöönottoon liittyviä toimenpiteitä suunnitellaan ja toteutetaan yhteistyössä.

 

Käyttöönoton kokonaiskustannuksiksi Istekki on arvioinut 258 908 €. Käyttöönotto ajoittuu tälle vuodelle ja ensi vuodelle. Tämän vuoden talousarviossa on varauduttu käyttöönoton kustannuksiin.

 

Jatkuvan palvelun kustannuksia arvioidaan syntyvän käyttöönoton jälkeen 16 336 €/kk. Aiempaan ylläpitokustannukseen (12.878 €/kk) verrattuna kustannusten nousu johtuu uusista moduleista, kuten sähköisestä arkistosta, sähköisestä asioinnista ja allekirjoitusratkaisusta.

 

 

Vaikutusten arviointi                     Vaikutusten arviointi liitteenä.

 

 

Esitys                                                Esitän kaupunginhallitukselle, että se hyväksyy liitteenä olevan Istekki Oy:n tarjouksen ja päättää, että kaupunki hankkii Dynasty-asianhallintajärjestelmän (D10) esitetyllä tavalla.

 

 

Liitteet

2

4109/2021 Asianhallintajärjestelmän versiovaihto / vaikutustenarviointi 19.5.2021

 

Viiteaineisto	1	4109/2021 Tarjous 18.5.2021 / D10 Asianhallintajärjestelmän käyttöönotto (Ei julkaista verkkoon)
	2	4109/2021 D10 Vaikutustenarviointiraportti (EU 679/2016 artikla 35) 11.2.2021 (Ei julkaista verkkoon)

 

 

                                                          Valmistelija                                                               

Jari Torvinen	puh. +358 44 718 5504
Raija Löf	puh. +358 44 718 2122
Riitta Nousiainen	puh. +358 44 718 5112
Jenni Kyyriäinen	puh. +358 44 718 2075

                                                          etunimi.sukunimi(at)kuopio.fi

 

 

Päätösehdotus                               Kaupunginjohtaja Jarmo Pirhonen

 

Kaupunginhallitus hyväksyy hallintojohtajan esityksen.

 

 

Päätös                                              Kaupunginhallitus hyväksyi yksimielisesti kaupunginjohtajan tekemän päätösehdotuksen.