Kuopion Vesi Liikelaitoksen johtokunta
Pöytäkirja 24.04.2019/Pykälä 17

 

 

§ 17	Asianro 3363/02.08.00.01/2019

 

 

Asiakaspalvelujärjestelmän hankinta / Kuopion Vesi Liikelaitos

 

 

 

                                                          Kuopion Veden hallinnon vastuualueella on ollut Aqua-asiakaspalvelu-järjestelmä käytössä vuodesta 2001 lähtien. Asiakaspalvelujärjestelmällä hoidetaan mm. Kuopion Veden asiakkaiden sopimushallinta, asiakastietojen hallinta, laskutus sekä asiakaspalvelu. Järjestelmä on tullut tiensä päähän ja sen käyttö loppuu toimittajan mukaan vuoden 2020 loppuun.

Vuoden 2018 aikana on kartoitettu Kuopion Veden toimesta markkinoilla olevia uusia vastaavia järjestelmiä.  ICT-hankintaprosessiin otettiin mukaan Sansia Oy, joka toteuttaa omistaja-asiakkailleen hankintoja toimeksiantojen perusteella. Sansia Oy (ent. IS-Hankinta Oy) on julkisomisteinen hankintapalveluja toimittava palveluyhtiö, jonka toinen pääomistaja on Kuopion kaupunki.

 

                                                          Sansia Oy:n asiantuntija on ollut mukana koko hankintaprosessin. Sansia Oy:ltä otettu palvelu kattaa alusta loppuun saatetun hankintakokonaisuuden mukaan lukien sopimuskauden aikaisen sopimushallinnan.

Kilpailuttajana ja sopimuksen haltijana toimii siis Sansia Oy. Se vastaa koko sopimuksen voimassaoloajan sopimushallinnasta. Tähän kuuluu sopimusten valmistelu ja dokumentointi sähköisessä järjestelmässä, sopimusajan raportointi, hintamuutosten käsittely ja sopimuksen toimivuuden seuranta, sopimusten päättäminen ja uusien kilpailutusten käynnistäminen. Sopimus on voimassa 31.12.2021 asti.

 

Hankintamenettely oli erityisalojen hankintalain mukainen avoin menettely. Hankinnan arvo ylitti EU-hankintojen kynnysarvon, joten hankintailmoitus julkaistiin HankintaSammossa sekä Hilma- ja TED-ilmoituskanavissa ensimmäisen kerran 21.12.2018. Ensimmäinen kilpailutus päättyi keskeytykseen tarjousten projektipäällikköreferenssitietojen puutteiden ja tulkinnanvaraisuuden sekä epäselvän osaamisvaateen kuvauksen takia.

Uusi kilpailutus julkaistiin em. kanavissa 5.3.2019 ja kilpailutus päättyi 8.4.2019. Tarjouspyyntöön saatiin kolme tarjousta. Kaikki tarjoajat täyttivät tarjouspyynnössä asetetut soveltuvuusvaatimukset sekä tarjottavaa palvelua koskevat vaatimukset.

Toimittajan valintaperusteena oli kokonaishinta (60 %) ja laadulliset vaatimukset (40 %). Kokonaishinnassa huomioitiin järjestelmän käyttöönottoprojektin kustannukset, kuuden vuoden ylläpitokustannus sekä optio Siilinjärven järjestelmän tietojen liittämisestä hankittavaan järjestelmään. Laadullisissa tekijöissä arvioitiin järjestelmän hyödyllisiin ominaisuuksiin liittyviä tekijöitä. Toimittajaksi valitaan parhaat vertailupisteet saanut tarjoaja.

                                                         

 

Vaikutusten arviointi                -

 

 

Esitys                                              Esitän, että johtokunta valtuuttaa Sansia Oy:n tekemään hankintasopimuksen kilpailutuksen voittaneen tarjoajan kanssa.

 

Liitteet	1	Tarjouspyyntö
	2	Yhteenveto tarjoajista

 

                                                          Valmistelija                                                           

Kirsti Sinkkonen	puh. +358 44 718 5352
Laura Malo	puh. +358 44 718 5353

                                                          etunimi.sukunimi(at)kuopionvesi.fi

 

 

Päätösehdotus                           Toimitusjohtaja Kirsi Laamanen

 

Johtokunta hyväksyy toimitusjohtajan esityksen.

 

 

Päätös                                            Merkitään, että vesihuoltoinsinööri Laura Malo oli kokouksessa läsnä tämän asian käsittelyn ajan.

 

Toimitusjohtaja korjasi esityslistan tekstiä neljännessä kappaleessa viimeisessä lauseessa seuraavasti: Sopimus on määräaikaisesti voimassa 31.12.2023 asti ja jatkuu sen jälkeen toistaiseksi voimassaolevana 12 kuukauden ajan irtisanomisajalla.

 

Päätösehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.