Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 09.03.2020/Pykälä 74

 

 

§ 74	Asianro 1290/07.00.00.00/2020

 

 

Arkistotilan hankinta Kansallisarkistolta

 

 

Hallintojohtaja Heikki Vienola
Kaupunginkanslia

 

Arkistotoimen vastuut

 

Kaupungin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen johtavana viranomaisena toimii arkistolain 9 § mukaisesti kaupunginhallitus, jonka tehtävänä on arkistotoimen yleinen järjestäminen. Kaupungin arkistotointa ja arkistonmuodostusta johtavana viranhaltijana toimii arkistopäällikkö, joka johtaa myös kunnallisena keskusarkistona toimivaa kaupunginarkistoa. Arkistolain (831/1994) perusteella Kansallisarkisto määrää mitä tietoja kuntien täytyy säilyttää pysyvästi. Lisäksi saman lain perusteella Kansallisarkisto on antanut määräyksen arkistotilojen rakentamisesta (AL/19699/07.01.01.00/2012 ”Määräys ja ohjeet arkistotiloista”)

Arkistointiin liittyvät tehtävät ja vastuut on määritelty Kuopion kaupungin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintasäännössä (Kh 11.4.2011), joka on parhaillaan päivityksen alla.

 

 Kaupunginarkiston tilatarve

 

Valtuustotalolla sijaitsevaa kaupunginarkistoa suunniteltaessa vuosina 1987-1988, arvioitiin arkistotilojen riittävän n. 30 vuodeksi, mutta silloin ei osattu ottaa huomioon mm. tulevaisuudessa tapahtuvia kuntaliitoksia. Tällä hetkellä vapaana oleva arkistotila ei yhteenkään laskettuna riitä kattamaan nykyistä ja tulevaa tilatarvetta.

 

Vuonna 2016 tehdyn kartoituksen mukaan kaupungin päätearkistoissa sekä palvelualueiden hallussa oli arkistoasiakirjoja yhteensä n. 15 hyllykilometriä. Kaupunginarkiston keskusarkistossa tilakapasiteetti on. 4 hyllykilometriä, josta n. 300-500 hm vapaata tilaa.  Tällä hetkellä kaupungin arkistotiloja on neljässä eri pisteessä, Valtuustotalolla (n. 4 hkm) sekä Juankosken (1,3 hkm), Nilsiän (1 hkm) ja Maaningan (1 hkm) virastotaloilla. Palvelualueet ja toimintayksiköt säilyttävät aktiivikäytössä olevan manuaalisen tietonsa omissa lähiarkistoissa. Kun pitkään tai pysyvästi säilytettäväksi määrättyä tietoa ei enää aktiivikäytössä tarvita, siirretään asiakirjat seulottuna päätearkistoon (10 v. vanhemmat).

 

Kaupungille on lisäksi siirtymässä Savonia -ammattikorkeakoulun aineistoja n. 600 hm, joille ei ole tällä hetkellä yhtenäistä tilaa vapaana kaupunginarkiston toimipisteissä. Savonia -ammattikorkeakoulun vanhojen arkistojen hallinnointi ja säilytysvastuu ovat siirtymässä kaupungille, koska kuntainliittojen ja kunnallisten osakeyhtiöiden arkistot on otettava ohjeistuksen mukaan vastaan sen kunnan päätearkistoon, missä yhtiön hallinto on sijainnut tai joka on ollut yhtiön pääomistaja. Kaupunki on selvittänyt mahdollisuutta vuokrata aineistolle säilytystilat nykyisissä Technopoliksen tiloissa.

 

Kuopion kaupungin toimitilojen kiinteistökehityshankkeet (myynti, purku ja käyttötarkoitusten muutos) liitoskunnissa olevissa hallintorakennuskiinteistöissä aiheuttavat sen, että arkistotilat voivat myös hävitä nykyisistä satelliittiarkistojen kiinteistöistä, jolloin akuutin tilatarpeen ratkaisemiseksi joudutaan tekemään nopeita ja monesti myös kalliita väliaikaisratkaisuja. Arkistomääräykset asettavat myös erittäin tiukat vaatimukset tiloille, jotka toimivat pysyvästi säilytettävien materiaalien arkistotiloina.

 

Arkistotilojen osalta tehtiin jo vuonna 2016 liitteenä oleva tarveselvitys ja hankesuunnittelu (2133/2014), jonka tavoitteena oli löytää taloudellisesti ja toiminnallisesti mahdollisimman tarkoituksenmukainen, sekä Kansallisarkiston määräysten ja ohjeistuksen sekä vaatimusten mukainen toimitilaratkaisu keskitetylle päätearkistolle (Kuopion kaupunginarkisto) sekä lisäksi samassa yhteydessä ratkaista myös palvelualueiden tiedossa olevat akuutit lähiarkistotilatarpeet.

 

Tarveselvityksen yhteydessä todettiin, että nykyisiä arkistotiloja tulee laajentaa joko nykyisen kaupunginarkiston yhteyteen esitetyssä laajuudessa tai vaihtoehtoisesti kokonaan uusien arkistotilojen toteuttamista, jolloin tarve olisi n. 700 m2 (= 7000 - 8000 hyllymetriä) sekä lisäksi toimisto- ja tutkijatilat sekä henkilöstötilat. 

 

Kaupunginarkiston investointi- ja rakennuskustannukset vaihtoehdoittain hankeselvityksen mukaan vuoden 2016 kustannustasolla olivat seuraavat:

 

1.Kaupunginarkiston laajennus nykyisten arkistotilojen viereen sekä olevien arkistotilojen tarvittavien muutosten investointikustannukset olivat tavoitehinta-laskelman mukaan 1,3 milj. euroa (alv 0 %).

 

2.Kaupunginarkiston laajennus nykyiseen autohalliin yhdystunneleineen sekä olevien arkistotilojen tarvittavien muutosten investointikustannukset olivat tavoitehinta-laskelman mukaan 1,4 milj. euroa (alv 0 %).

 

3.Kaupunginarkistotilojen siirtämisen ja toteuttamisen investointikustannukset Savilahden kallioluolastoihin 10 ja 11 ja tarvittavat yhdystunnelin louhintatyöt sekä uudisrakentaminen toimisto- ja henkilöstötilojen osalta olivat tavoitehinta-laskelman mukaan 1,9 milj. euroa (alv 0 %).

 

4.Kaupunginarkistotilojen uudisrakennusvaihtoehdon investointikustannukset olivat tavoitehintalaskelman mukaan 2,3 milj. euroa (alv 0 %).

 

Hankeselvityksessä todettiin, että näistä vaihtoehdoista edullisin investointikustannuksiltaan olisi ollut ensimmäisenä esitetty vaihtoehto, jossa kaupunginarkiston tiloja laajennettaisiin nykyisten arkistotilojen viereen. 

Hankeselvityksessä esitetyt vaihtoehdot kuitenkin todettiin kustannuksiltaan liian suuriksi ja arkistotilojen laajennusta ja rakentamista ei lähdetty viemään eteenpäin.

 

Esitys arkistotilan vuokraamisesta Kansallisarkistolta

 

Aiemman hankesuunnittelun yhteydessä ja myös vuoden 2019 aikana on selvitelty Kuopiossa sijaitsevia mahdollisia vuokratiloja. Tällä hetkellä ei ole tiedossa, että kaupungissa olisi toimijaa, joka voisi tarjota kaupungin tarvitsemia kyseisen kokoluokan arkistotiloja.

 

Selvitystyön aikana on oltu yhteydessä Kansallisarkistoon, joka on tarjonnut kaupungille arkistotiloja käyttöön Joensuun toimipisteestään. Kansallisarkistolle on lähetetty selvitys tilatarpeesta (8249/2019), jonka perusteella Kansallisarkisto on laatinut liitteenä olevan sopimusluonnoksen.

 

Sopimus koskee Kuopion kaupungin hallussa olevien asiakirjojen maksullista säilyttämistä Kansallisarkiston Joensuun toimipaikassa sekä niihin liittyvää tietopalvelua. Sopimuksen puitteissa Kuopion kaupunki voi tallettaa Kansallisarkistoon arkistolain perusteella pysyvästi säilytettäviä aineistojaan yhteensä enintään 2500 hyllymetriä.

 

Analogisten aineistojen omistusoikeus säilyy Kuopion kaupungilla. Omistusoikeus tarkoittaa tässä yhteydessä oikeutta määrätä aineistojen käytöstä, hallinnasta ja käsittelystä. Kansallisarkiston tehtävänä olisi aineiston säilytyksen lisäksi hoitaa aineistoon kohdistuvien tietopyyntöjen haku ja toimitus asiakkaalle. Kansallisarkistoon siirrettäisiin pääosin vähän käytettyjä pysyvästi säilytettäviä järjestettyjä ja luetteloituja aineistoja kaikista kaupunginarkiston toimipisteistä.

 

Kansallisarkiston tilavuokra ja tietopalvelu tulisi maksamaan n.  39 600 €/v. (2000 hm) + alv. 24 % ja tietopalvelu n. 24 000 €/vuosi. Sopimukseen sisältyvästä mahdollisesta lisäsäilytystilan käyttämisestä, joka voi olla enintään 500 hm, säilytysmaksun periminen alkaisi sitä mukaan, kun lisätilaa otetaan mahdollisesti käyttöön. Alustavan arvion mukaan aineistojen siirrosta Joensuuhun aiheutuu alkuvaiheessa n. 24 000 €:n kustannus.

 

Vuokrausmallia on valmisteltu yhteistyössä kaupungin Tilakeskuksen kanssa, joka on osaltaan puoltanut asiaa. Aineistojen siirron toteutuessa kaupunginarkiston sisäinen vuokra vähenisi 86 957€/v ja Savonialta näillä näkymin siirtyvä osuus huomioiden yhteensä n. 107 696€/v. Kaupungin omistamaa tilaa vapautuisi esim. varastokäyttöön n. 376m2. Lisäksi tiloihin kohdistuvat ylläpito-, siivous- ja energiakulut vähenisivät. Samalla vältyttäisiin myös lisäarkistotilan rakentamis- tai vuokraustarpeelta. Tilakeskuksen lausunto jaetaan viiteaineistona.

 

Sopimus Kansallisarkiston kanssa olisi voimassa enintään 31.12.2028 saakka 24 kk:n irtisanomisajalla. Sopimuksen jatkamisesta tai sen päättymisestä seuraavista toimenpiteistä sovitaan viimeistään 30.11.2026 mennessä. 

 

Kansallisarkiston tilaratkaisusta olisi taloudellisten näkökulmien lisäksi myös toiminnallista hyötyä, sillä se mahdollistaisi kaupunginarkiston henkilökunnan työskentelemisen jatkossa yhdessä toimipisteessä. Tällä hetkellä kaupunginarkiston henkilöstöä työskentelee neljässä eri toimipisteessä (Kuopio, Juankoski, Nilsiä ja Maaninka). Yhteen toimipisteeseen keskitetty tietopalvelu vapauttaisi arkiston henkilöstöresursseja mm. seulonta- ja luettelointityöhön ja lisäisi resursseja myös sähköisen tietopalvelun ja tiedonhallinnan kehittämiseen tulevaisuudessa. Samalla säästettäisiin useiden toimipisteiden tarvitsemista ict- ja muista laitekustannuksista sekä henkilökunnan matkakuluissa. Myös asiakaspalvelu paranisi, kun tutkijapalvelu hoituisi pääsääntöisesti yhdessä toimipaikassa.

 

Kansallisarkiston palveluiden hyödyntämistä puoltaa myös Kansallisarkiston tilojen asianmukaisuus sekä asiantuntijuus julkishallinnon aineiston tietopalvelussa. Lisäksi aineistojen sijaitsemisen Joensuussa voidaan katsoa edistävän osaltaan myös Itä-Suomen yliopiston historia- ja maantieteiden laitoksen tarpeita mm. tutkimuksen kannalta.

 

Vaikutusten arviointi                     Vaikutusten arviointilomake on liitteenä.             

 

 

Esitys                                                Esitän, että kaupunginhallitus hyväksyy liitteenä olevan Kuopion kaupungin ja Kansallisarkiston välisen sopimuksen ja oikeuttaa hallintojohtajan tekemään sopimukseen teknisluonteisia tarkennuksia kansliatoimenpitein.

 

 

Liitteet	5	1290/2020 Sopimus luonnos Kuopio - Joensuu 2019
	6	1290/2020 Vaikutusten arviointi

 

Viiteaineisto	4	1290/2020 Arkistotilat hankeseloste
	5	1290/2020 Tilakeskuksen lausunto

 

 

                                                          Valmistelija                                                               

Lari Tiikasalo	puh. +358 44 718 3120
Jenni Kyyriäinen	puh. +358 44 718 2075

                                                          etunimi.sukunimi(at)kuopio.fi

 

 

Päätösehdotus                               Kaupunginjohtaja Jarmo Pirhonen

 

Kaupunginhallitus hyväksyy hallintojohtajan esityksen.

 

 

Päätös                                              Arkistopäällikkö Jenni Kyyriäinen ja kiinteistötekninen asiantuntija Hannu Kosunen olivat kokouksessa kuultavina asiakohdassa. He poistuivat kokouksesta kuulemisen jälkeen.

 

Keskusteltuaan kaupunginhallitus hyväksyi yksimielisesti kaupunginjohtajan tekemän päätösehdotuksen.